タスクコントロール

　あれ？彼女ってAKBのメンバーだっけ？って錯覚してしかねないような塩対応を献上されて、プリキュアを志す者として相応の対応を返そうかとも思ったのですが、愛の戦士としてグっと我慢したことは言うまでもありません。

　みんな忙しい時期は余裕がない。

 　私の仕事も例外ではなく、年末に向けて猪突猛進といった雰囲気がほのかに漂い始めました。それはもう、矢継ぎ早に上司から無慈悲な指示が飛んだり、険悪な会議が催されたりします。

　そんな戦場において時には会議でフテ寝し、仕事が溜まるとトイレの個室に避難してネットの荒波をかき分けたりと縦横無尽な活躍をしているわけです。しかし、そんな仕事から身を守る術が無力化されるほどまでに忙しい時期を年末や年度末と言います。いまはそんな状況になってきましたので、システム手帳で本気でタスクコントロールしてみました。

１．タスクの洗い出し

　まずはとにかく頭にあるタスクを吐き出します。GoogleカレンダーのToDoリストに、親の仇のごとく打ち出していきます。どんな細かいことでもOK。プライベートや仕事関係なく、宿命的なものまで打ち込んでも構いません。

　「もうすることがない」というところまで出し尽くしたら、過去にこっぴどくフッてくれたかつての恋人たちの顔を思い浮かべます。そして今頃知らない男性とよろしくやっていることを想像し、おもむろに憤怒の形相を浮かべながら、さらに思考を振り絞り出し、タスクを打ち込んでいきます。

２．プライベートと仕事にわける

　ざっくりと２つに分けましょう。基準は、そのタスクをやり逃したりしたことで激怒する人がいれば仕事、いなければプライベートです。プライベートは自分の頭に言い訳さえ浮かべば延々先送りすることができるという特徴をもっていますので参考にしてください。

３．仕事のタスクをかかる時間で分ける

　仕事の場合は放っておくと、お前は「ときメモ」のヒロインか！と突っ込みたくなるくらい爆弾を製造する上司とか同僚がいたりします。なので慎重です。

　まずはかかる時間で分けます。「10分以内」、「1時間以内」、「半日」、「一日」、「長期」と分けていきますが、そのまえにやりたくない「他の人にブン投げる仕事」は取り除いておきましょう。

　それから期限があるものは期限を設定し、かかる時間グループの中で期限順に並び替えます。

　それが済んだらまずは速攻で10分以内に片づくものを手当たり次第やってしまいます。さっさとリストから追い出してしまうのです。

　「ブン投げる仕事」は、機会を伺いましょう。普段から処務規定や業務分掌みたいなのがあると思いますので日常的に読んでおくことが大事です。いろんなところから情報を収集して「自分がやるべきでない」理由を見つけましょう。期限は気にしなくて構いません。どうせ他の人へなすりつける仕事ですから。

  即答ほど説得力のあるものはなく、何か被弾しそうになったときは「それは私の仕事ではありません。なぜなら、、」と即答で論理的に、それでいて断固としたNoを叩きつけると、やがて弾の方からあなたを避けていくようになります。同時に職場の人々も避けていくようになるのがやや難点ではありますが、孤独ではなく自ら高みに上り詰めた「孤高」を目指していきましょう。

４．フセンへ書き写す

　私はそれから色分けされたノート型のポストイットに書き写します。赤はほっとくと激おこプンプン丸と化す人がいるタスク（重要タスク）、黄は塩対応を余儀なくされるくらいのタスク、青はテヘペロで乗り越えられそうなタスクといった具合です。

　ここに残っている時点で時間がそれなりにかかる案件なので、手帳に移しておくと職場を超脱出した喫茶店などで下書きしたりとフットワークが軽くなります。資料調べたりなんだりとありますからね。

　GTDの手法に習い、頭の中のタスクを全て追い出すことで脳のストレスを亡きものにしてフレッシュな気持ちで取り組めます。今回、私も煮詰まっていたため、これをベースとした管理に加え、システム手帳の特性をぶいぶい生かしたタスクコントロールをしました。

その結果

　私の優先したタスクはまずがこれ。千数百枚の角２封筒に、心躍る文言・期限厳守の荒々しいフォント、そしてIDと氏名、よみ、部署を宛名印刷で印刷するというもの。しかも両面に印刷装丁を施すという念の入れようです。

　もう期限を厳守し過ぎて鉄の処女みたいになってるわ。誰に奪われるでもない純潔を後生大事に厳守して、もはや精霊と化しているような雰囲気すら漂ってた。

　しかも角２封筒に印刷というのは差込で行うわけで、用紙の設定を「封筒」にして行う。するとどうだろう。一枚一枚が懇切丁寧に、「職人の技」と言わんばかりの勢いで厳かに印刷されていくではありませんか。その間、何をするのかといえば、「ドモホルンリンクル」のしずくが垂れるのを見守る人みたいな顔しながら、封筒を優しく見つめています。

　手差しトレイが尽きたら即補充。８００枚ほど印刷したところで「後は野となれ山となれ」なテンションになりまして、用紙設定を指定しなくしてみたところ、先ほどまでの数倍のはやさで印刷されるではありませんか。しかしその分、こまめに補充することを要求され、日は暮れていきました。

　次のタスクは、去年の申告用紙を印刷するというもの。これがすさまじくて、単なる紙ならば自動送り装置みたいなのにセットしてコピーボタンを押せばそれまでなのですが。

　いかんせん、控除証明額のはがきが貼り付けてあるため、それができない。結果、一枚一枚印刷することになります。デスクからコピー機までは歩いて1.5歩。

　18：19時点で、7665歩をマーク。とてもデスクワーカーの成せる所業ではありません。ID順番に並んだ申告書を一枚一枚コピーをとる。それはもはや鬼のピストン運動の様相を呈し、それ以上続ければ卑猥なおもちゃの妖精になりかねない勢いでした。

　つまり何が言いたいのかというと、圧倒的な物量タスクの前ではいかなる手帳も手帳術も無力に等しいということです。管理の方法を考えるなら、１秒でも早くコピーしろと。そんな仕事の前では、手帳をそっとしまって腕まくりすることが早道だったりするということも頭の片隅に置いておきたいものです。