シンプルなタスク管理

「TENGAの持ち腐れ」ということわざがまことしやかにささやかれていますが、すでに記事の書き出しから滑り出しが絶好調と言わざるを得ません。いい加減、もっとインテリジェンス溢れてかっこいいことを書きたい。そしてあわよくば手帳やノートが大好きな黒髪乙女からアプローチされたい！

　下心１００％というのが純粋と言えるのかそうではないのか、自問自答していたら貴重な年末の仕事の一日も、半分が過ぎちゃっていました。

 　何が言いたいのかというと、すっごくいい管理術のメソッドを知っていても、その使いこなしにこそ価値があるのであって、それのメソッド自身に重大な価値はないということです。

　フォロワーさんのとある方が「システム手帳は大人のおもちゃだと思う」とつぶやきました。まるで生まれた直後に七歩歩いて、右手で天、左手で地を示しながら言ってそうな深淵なことばがいまも胸に突き刺さっています。

　TENGAもその本来の力をフルに発揮する使い方を知らぬ限り、部屋のインテリアに成り下がってしまいもったいない、という意味です。もうだれか僕の頭を殴打してまともにしてくれ。

　これまでおもちゃであるシステム手帳自身についてはいろいろ書き殴ってきましたが、肝心の中身については個人情報偏重主義故にあまり触れてきませんでした。しかし、それではシステム手帳のよさを広めようというこのブログの主旨に反することになります。なので、これからはちょくちょく手帳の書き方、管理の仕方などについても、積極的に晒しながら解説していこうと思います。

　今回は「タスク管理」について。

タスク管理

情報の重要度・優先度

　情報には重要度・優先度があります。タスクというのはやや特殊でして、期限が来るまでは重要度も優先度も高いのですが、期限を過ぎるとかなり鮮度が落ちてしまい、使う機会すらあるかどうかわからなくなります。いざというときには必要なのですが、あまり頻繁にこないからこその「いざ」なのです。

　しかし、期間限定とはいえ重要度も優先度も高い。それはスケジュールとも密接に絡んでいてくんずほぐれつの関係です。ここではとにかく、ヌケ・モレがないようにすることが最重要なのです。

たった２つのルール

　タスク管理はシンプルであればあるほど、ヌケ・モレが少なくなります。そのため、私のルールはたった２つ。

１．１枚のポストイットに全て書く

２．ポストイット自身の期限を設定する

　この２つだけです。まずは、抱えているタスクを全て１枚のノート型ポストイットに記入します。上下に折って、上に仕事関係、下にプライベート関係と記入場所をわけています。なるだけ、１枚にまとめてしまうのがコツです。

　次に、そのポストイット自身の期限を決めます。私はだいたい、一週間を目安に設定して書き込んでいます。これだと、スケジュール管理の綴じ手帳がレフト式なので時間の区切りが見えやすいのです。

　しかし、この情報はタスクを完了してしまえばもう必要ない情報なのではがして捨てればよいのですが、万が一のことを考えEvernoteアプリで撮影して保存しています。

　ちなみに、画面が見づらいと思いますが、完了できなかったタスクは□のチェックボックスに矢印を書き込み、次のポストイットへ引き継いでいきます。個別に期限がある場合は、タスクの横に忘れずに記入しておきましょう。

　タスク管理についてはなるだけシンプルに。管理が複雑でタスクに、誰かの下半身のみたくヌケやモレがでては本末転倒です。必要なタスク全てをシンプルで確実に管理する。これが僕の方法です。

　手帳の中に書いてしまうと他の書き込みに埋もれ、書き込みの量に充実して細かく見返さなくなってしまいます。その点、ページに鎮座したポストイットは必ず肉眼に激しい自己主張で写り込むので見落としようがありません。そのポストイットに、プライベートも含めた全てのToDoを記入しておく。実にシンプルなシステムです。

　どうでしたでしょう？特に手帳術の類って、そんなに肩肘張るような運用ではないことがお分かり頂けたかと思います。まずはくだらないことでもなんでも手帳に書いてみる。その一歩から全ては始まります。

　使うことによって不便な点を見つけ、その解決によって便利になっていく。そうして出来上がってきた手帳は、あなただけのかけがえのないオリジナルの一冊になっていく。そうしてできあがってきた手帳は、もう放すことができません。