いろは。

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【質問箱】TODOリストをいつ書くか

【Q】

次の日のTODOリストっていつどんな時間に書いてますか?前日ですか?その日の朝ですか?それとも思い立ったときに落としますか?

 こういった一見初歩的なようにも思える質問を頂くと、回答を考える過程でいろんなことに気付かされます。自分がどういう風に捉えていたかということ、どう判断してどう処理していたか、そしてそれらのほとんどを無意識のうちに行っていたか、TODOって全部大文字で書くとなんだか色っぽくて興奮することなどです。TODOという文字は穴のような丸とたわわな曲線と硬そうな棒からできています。これだけで何だか全く違うものに思えてくるから日本語って難しいですね。

 

 結論から端的にお答えすると、「TODOリストは使っていない」ということになりますが、今回はよい機会ですのでご紹介しようと思います。

 

1.清楚な異性は待てど暮らせどやってこないのに、やらなきゃいけないことは迷惑なくらい頻繁に訪れる。しかも突然に。

 ドラマなどを観ていて不自然さを感じるのが携帯電話のシーンです。電話に出て、それが意外な人物からで急に日常のシーンがシリアスになったりしますよね。でも考えてみると、鳴ってる携帯電話やスマホに応答するとき、ディスプレイで誰からかかってきたかを見ずに出るって、相当なテクニックじゃないですか?

 

 僕も爆発寸前の案件だとか、ふれちゃならないお局様から目をそらすのはなかなかの腕前なのですが、スマホはやっぱり見てしまいますよ。そうすると電話にでるときには、相手がだれかっていうのは分かっているはずなんですよね。よしんばそれが公衆電話とかだったとしても、それはそれで慎重に出るはずです。でもま、事前に察知できて構えられるというのはいいことです。余裕がうまれるわけですから。

 

 しかしこれが仕事となると容赦がありません。ダウンタウンの過酷な罰ゲームに「24時間耐久鬼ごっこ」というのがありますが、「いつくるか分からない」というのは僕たちにとって結構なストレスを与えているのです。その点、仕事はいつだろうがどこからだろうがお構いなしに舞い込んできたり、上司から打ち込まれたりします。僕のブログ執筆もままならず非常に迷惑この上ありません。

 そんな不意打ちで殴る蹴るの仕打ちをともなってくる案件を処理するのがTODOリストです。

 

2.TODO と TASK  その違い

 僕はこの2つを明確に分けています。下の表を見てください。

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 このように分けています。スケジュール管理という意味では、終わり・ゴールである「期限」が明確になっていたほうが良いのです。TASKであれば、リストにまとめなくとも、スケジュールとして管理・消化できます。ではTODOはどうすればいいのか?それは自分で期限を勝手に設定し、TASK化した上でスケジュールに放り込めばよいのです。

 

3.取り漏らさないためには即処理が原則

 なので、何か仕事を振られたり、「~したいなぁ」と思うことがあったら、プライベートだろうが仕事だろうが下半身セルフコーチングだろうがGoogleカレンダーのTodoにどこどこと書き込んでいきます。このとき、既に一つのフィルターがかかっています。

 例えば10分以下で完了できること(メールの返信、書類の郵送、データの提出、稟議の回覧等)は、そのままやってしまい、Todoには載せません。クイックレスポンスで片づくものはさっさとやってしまいます。Todoに書き込むのは10分以内には完了できないようなことです。

 書き込んでいったら、仕事が暇なとき、やりたくない時に見返して、一つ一つの期限を設定していきます。ここは自分の能力やプライベートのスケジュールも絡んできます。その中で、自分で期限を決めていくのです。

 こうして、「Todoにメモる → 期限を設定する」ことで入ってきたTodoはタスク化されます。タスク化されたら、期限の期日が近いものから、スケジューラーにTASKとして組み込みむために、手帳へ転記します。これは期限を設定したらリストを印刷し、暇なときに転記する感じです。そうすることで取り組むための時間も確保できるし、期限忘れもないしで今のところ順調です。

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 TASKであることを示すアイコンとして、蛍光マーカーを少し引いたチェックボックスを利用しています。赤は激熱でクビが飛んでいくか、居場所がなくなる系のTASK、黄色はそれ以外のTASKです。

 

4.期限が設定できないものは妄想・願望と割り切り、メモ程度

 おおよそすべての物事は自分で期限を設定できます。それができないものは、妄想・願望の類なので、あまりリスト化する意味は無いように思います。僕の項目で言えば、「ブログだけで遊んで暮らす(10年以内)」、「阿部寛さんになる(いつか)」といったものでしょうか。現実的でないほど長期間なものや、そもそも設定のしようがないものは、そもそも実現も不可能なのかもしれません。もしくはそこまで自分が強く望んでいないか。いずれにしても、無理に手帳に書いて管理しなければならないものでもありません。

 いつ手帳に書くのか、は気が向いてさらに時間があるとき。なので朝のドトールではTASK記入を、帰りのドトールでは残業時間や考え事などをすることが多いです。大事なのは、いつのタイミングで実現できるかを見極め、漏らさずにスケジュールに組み込むことです。あとは野となれ山となれと思っていても、スケジュールにチェックボックスと鎮座されていたら処理せざるを得ませんから。

 

 さて、というわけで質問箱に全力で答えてみました。Todoのこと、わかったでしょうか?では、今回のおさらいです。次のGoogleカレンダーに残っている僕のTodoは、何を意味しているでしょうか?

 

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